El 24 de enero de 2012 ha entrado en vigor en México el Decreto por el que se expide la esperada Ley Federal de Archivos que consta de 57 artículos divididos en siete títulos.

Con esta Ley se pretende acabar con el uso discrecional por los funcionarios públicos de los documentos gubernamentales imponiendo la organización y conservación de los archivos que posean los poderes, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, y estableciendo mecanismos de coordinación para la conservación de los documentos que formen el patrimonio. Esta ley a su vez pretende fomentar la difusión y acceso a los archivos privados con relevancia cultural, histórica, etc.

Con esta finalidad los sujetos obligados por esta Ley se han de regir por cuatro principios que son los de conservación, procedencia, integridad y disponibilidad y bajo ninguna excepción pueden sustraer documentos al finalizar la relación laboral o cargo.

Además la norma recoge una serie de infracciones con las correspondientes sanciones en aras a garantizar su cumplimiento y los fines que se pretenden con su entrada en vigor, así la misma prevé, y sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que pudieran corresponder, la responsabilidad administrativa de esos funcionarios públicos por incumplir sus obligaciones, en concreto: Si hacen ilegible, extraen, destruyen, ocultan, alteran incluso si manchan o raspan de manera indebida, a saber, cualquier documento que obre en un archivo; si extraen documentos o archivos públicos para fines distintos al ejercicio de sus funciones, si transfieren de forma gratuita u onerosa la propiedad o la posesión de esos archivos o documentos públicos, si impiden u obstaculizan la consulta de documentos sin mediar causa justificada, si ponen en riesgo su integridad o conservación, si los llevan fuera de México y sin autorización, e incluso si actúan negligentemente al adoptar medidas técnicas, administrativas, etc.

A quienes contravengan lo dispuesto en esa Ley serán considerados acreedores de las medidas de apremio y sanciones establecidas en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

La Ley también extiende su ámbito de aplicación a los particulares que posean archivos privados pero de interés público al imponerles la obligación de contribuir en la conservación y buen estado de los mismos, siendo sancionados por su mal uso, perjuicio material o sustracción.